Hotel geht neue (virtuelle) Wege

Das Boutiqe Hotel Steinerwirt1493 in Zell am See hat einen ungewöhnlichen Schritt gesetzt: Email wird nicht mehr über einen eigenen Server im Haus oder auf dem Desktop abgewickelt.

Stattdessen vertraut man auf Google – genau gesagt “Google Apps Professional”. Das Projekt “Steinerwirt goes Gmail” – so der interne Name für den Wechsel – entstand auf einen Impuls des deutschen IT Profis Andreas Klas. „Andy betreut unser Unternehmen seit über 10 Jahren bestens und er hat uns schon viele wertvolle Inputs gegeben. Als wir den neuen Server kauften, wollte uns eine findige Firma vor Ort natürlich sofort eine Exchange Lösung einreden. Ich war aber skeptisch und habe Andy um Rat gebeten. Seine erste Frage war: “Warum nimmst Du nicht Webmail?” Zugegebenermassen war ich erstaunt. Persönlich habe ich seit 2005 ein Gmail Konto, aber im Unternehmen? Ich war perplex.“ Nach einer kurzen Testphase, in der beide Programme parallel getestet wurden, war der Wechsel auf Gmail beschlossene Sache. Seit Oktober 2009 wird die gesamte Korrespondenz von Hotel und Restaurant über den Google Mail Service erledigt – und das mit der eigenen Mailadresse, office@steinerwirt.com.

Alle Mails aus dem Vorgängerprogramm wurden problemlos importiert und stehen weiterhin zur Verfügung. Das Receptionsteam vom Steinerwirt war nach kürzester Zeit von der neuen Software überzeugt. „Wir verwenden privat ohnehin Webmail, da war die Umstellung leicht“, meint Elisabeth Monai. „Gmail hat eine hervorragende Suchfunktion, und die Sortierung von Emailschriftverkehr in Konversationen (sogenannten “Threads”) macht alles viel übersichtlicher“, ist sie von den Vorteilen überzeugt. Gunda Schwaninger schätzt besonders die Flexibilität des Systems – als Sales Verantwortliche möchte sie jederzeit schnell und problemlos auf die Mails zugreifen können. „Vergleichbare Systeme, z. B. ein Exchange Server, sind teuer und müssen professionell betreut werden. Google Apps benötigt praktisch keine Wartung und kostet nicht viel: für Eu 40,- pro Jahr und User bekommt man Email, Kalender, Spamschutz und 25 Gigabyte Speicherplatz. Und vor allem: ein funktionierendes System.“ Johannes Schwaninger hält den Wechsel zu Google Apps für die richtige Entscheidung. Besonders für kleinere Unternehmen sei die “Cloud” – wie er sie nennt – eine attraktive Alternative zu Desktop- oder Serverlösungen. Bedenken, z. B. wegen Verfügbarkeit oder Sicherheit, hat er keine. „Ich halte es für etwas naiv, zu glauben, die Daten sind auf dem eigenen Server besser und sicherer aufgehoben als bei Google.“

Bild: steinerwirt.com